下面是小編為大家整理的會議流程(組織會議),供大家參考。

　 會議、培訓(xùn)安排與流程 本準(zhǔn)則適用于一般性的會議和培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門的常規(guī)性會議或者培訓(xùn)參照此準(zhǔn)則執(zhí)行。

　一、相應(yīng)規(guī)格 基本原則 公司所有部門會議、培訓(xùn)活動的安排，以相應(yīng)規(guī)格安排會議場地，保證會議活動的順利進行。

　二、會議計劃 1. 各部門應(yīng)于每月 20 日對下月即將舉行的會議、培訓(xùn)班、說明會等，擬定《會議計劃工作表》（附件 1）交辦公室，由辦公室匯總信息、整理各部門的會議計劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排制定會議日程工作表。

　2. 辦公室根據(jù)籌辦會議部門的具體要求，在會議擬定日期的前一周制定《會議安排》（附件 2）明確會議地點、人員安排、日程安排，呈報各相關(guān)部門經(jīng)理審核同意后予以實施。

　3. 各部門可根據(jù)會議具體操作流程（附件 3）來確定行事歷、制定詳細(xì)的會議計劃。對于具體籌備事項可依據(jù)《會議籌備計劃》（附件4）來明確分工、完成時間及負(fù)責(zé)人等。

　 三、會議安排

　 1. 為達到會議預(yù)期的目的，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)估算活動費用、場地確定、會議安排流程、安排參會人員食宿等。根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，在核定人均標(biāo)準(zhǔn)后予以安排。會議組織機構(gòu)負(fù)責(zé)簽報申請、場地的布置，匯總實際支出、報銷等。

　2. 會議期間臨時需求可經(jīng)辦公室經(jīng)理同意后由需求部門及時解決，會議結(jié)束后統(tǒng)一報銷。

　3. 辦公室通過調(diào)研的形式選擇 3-5 家酒店，會議中心，簽訂長期合作協(xié)議，根據(jù)會議的規(guī)格不同，來選擇與其規(guī)格相應(yīng)的酒店、會議中心。

　4. 原則上由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排分公司各部門的常規(guī)會議及培訓(xùn)活動，各部門不可擅自安排，對不在當(dāng)月會議計劃內(nèi)，臨時會議活動的安排，需填寫《會議安排》（附件 2）并注明緊急安排原因及具體要求，須經(jīng)總經(jīng)理同意后，辦公室根據(jù)實際情況予以安排。

　附件 1：

　會議計劃工作表

　 部門：

　****年*月 制表人：

　時間 會期 會議性質(zhì)及要求 參會人數(shù) 備注

　 部門經(jīng)理簽字：

　附件 2：

　會議安排 申請人：

　部門：

　具體時間：

　參會人數(shù)：

　地點：

　會議內(nèi)容及具體安排：

　部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：

　辦公室意見：

　公司領(lǐng)導(dǎo)意見：

　備注：

　附件 3：

　會議具體操作流程 一、 會前

　確定會議主題與議題－確定會議名稱－確定會議規(guī)模與規(guī)格－明確會議組織機構(gòu)－明確會議所需設(shè)備和工具－確定會議時間與會期－確定與會者名單－選擇會議地點－安排會議議程和日程－制發(fā)會議通知－安排食住行－準(zhǔn)備會議文件材料－制作會議證件－指定會議經(jīng)費預(yù)算方案－布置會場－會場檢查 1、會議籌備確定行事歷《會議籌備計劃》（附件 4）； 2、召開籌備會議，成立項目小組，明確分工、完成時間及負(fù)責(zé)人； 3、編制預(yù)算； 4、確定溝通頻率和時間。

　二、會中 報到及接待工作－組織簽到－做好會議記錄－做好會議值班保衛(wèi)工作－會議信息工作－編寫會議簡報或快報－做好會議保密工作－做好后勤保障工作 1、會場大廳提前安排禮儀人員，協(xié)調(diào)并引領(lǐng)參會人員； 2、準(zhǔn)備茶歇，包括新鮮水果、咖啡、飲料、茶點、紙巾、茶杯等； 3、安排會議合影，提前擺放座位，有專人拍照和組織； 4、如住宿和會場在不同處，須提前告知或安排相關(guān)人員帶領(lǐng)前往。

　5、再次確認(rèn)參加領(lǐng)導(dǎo)名單，通知到場時間，注意接送安排； 6、如有需要領(lǐng)導(dǎo)參與的環(huán)節(jié)須再次溝通并在現(xiàn)場安排人提醒。

　三、會后

　安排與會人員離開－撰寫會議紀(jì)要－會議的宣傳報道－會議文書的立卷歸檔－催辦與反饋工作－會議總結(jié) 1、根據(jù)日程安排的信息安排車輛和送行人員； 2、各種設(shè)備的清點，歸還、退房，檢查有無遺漏物品； 3、清點所剩會議資料，注意保密及銷毀； 4、各種音像、照片、文字資料的整理及存檔、撰寫會議新聞稿； 5、確認(rèn)發(fā)生費用、收集發(fā)票，列出報銷項目明細(xì)，做分?jǐn)偙恚上鄳?yīng)部門承擔(dān)具體費用； 6、會議籌備組人員認(rèn)真總結(jié)會議的成功和不足，為以后會議提供寶貴經(jīng)驗。

　附件 4：

　會議籌備計劃

　功能 事項 說明 完成時間 負(fù)責(zé)人 場地 選定酒店 根據(jù)會議級別確定對應(yīng)的酒店星級 盡量提前

　選定會場 根據(jù)會議人數(shù)和會議性質(zhì)確定 盡量提前

　 酒店布置 擺放橫幅、歡迎牌、鮮花、水果等 入住前 1 天

　 會場布置 擺放會議資料、桌牌、鮮花、茶杯、礦泉水、茶歇桌背景板、歡迎牌，指引牌、橫幅、紙筆等 會議前 1 天

　 文案

　會議方案及流程 各項具體內(nèi)容的時間安排 會議前 1 周

　 會議通知、報備 下發(fā)會議通知，抄送相關(guān)人員 會議前 1 周

　 會議資料準(zhǔn)備 會議資料打印、裝訂或印刷、發(fā)言稿、主持稿活動方案及其他文字材料，如歡迎詞、祝酒詞等 會議前 1 周

　 會議指南設(shè)計制作 會議指南需要提前放入酒店房間或會場，歡迎牌、歡迎卡、橫幅、背景板、桌牌等 會議前 1 天

　 接待 房間安排及布置 提供房間號列表，提前辦理入住手續(xù)，領(lǐng)取房卡，擺放歡迎卡、會議指南、會議材料、鮮花、水果、禮品入住前

　 車輛安排 安排符合要求的車輛并做好調(diào)度、以及接送和人員安排 會議期間

　 餐飲安排

　預(yù)定會議餐飲，中餐可安排自助餐或簡餐，正式晚宴需確定名單并制作桌牌 會議前 1 天

　 采購 各類物品 購買鮮花、水果、食品、飲料、藥品、電池、辦公用品等各類物品 會議前 1 天

　 禮品 選擇適合的禮品 會議前 1 周

　 設(shè)備

　電腦及投影儀 安裝并調(diào)試，確保會議期間的正常使用 會議前 1 小時

　 其他設(shè)備 如需要其他設(shè)備，提前安裝并調(diào)試，確保正常使用 活動前 1 小時

　 預(yù)算

　編制預(yù)算 根據(jù)各項費用標(biāo)準(zhǔn)編制預(yù)算 會議前

　準(zhǔn)備款項 準(zhǔn)備需預(yù)付款項和一定數(shù)量的應(yīng)急現(xiàn)金 費用支出前

　 提示：

　1.

　因領(lǐng)導(dǎo)行程易變動，接待組所提供的信息要確保及時更新和準(zhǔn)確，因此類信息關(guān)系到活動方案、接機、食宿、采購等一系列環(huán)節(jié)，籌備組人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人須人手一份，發(fā)生臨時變動時要及時通知各小組負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員；

　 2.

　會務(wù)組提前入住酒店時，應(yīng)攜帶電腦、打印機、空白桌牌、白紙、訂書機等辦公設(shè)備和用品，確保發(fā)生意外時可及時修改或置換（如時間地點變動，資料丟失等）； 3.

　各類電子設(shè)備提前一天調(diào)試，會前一小時再次調(diào)試，會場多備一臺筆記本電腦和投影儀防止意外。

　會議具體操作流程圖

　會中

　 分項落實責(zé)任人，行事歷，保持溝通 報到、接待 舉辦會議 會后 報銷、文案撰寫 會議總結(jié) 會前

　落實會議內(nèi)容確定時間地點 會議籌備

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