下面是小編為大家整理的2022商務文秘畢業論文,供大家參考。
篇1
淺談商務文秘人員的作用和形象塑造
【摘 要】：
現代 企業 制度的建立，對企業秘書的素質提出了更新更高的要求。秘書工作在商務活動中的參謀、助手作用、信息、協調、公關和服務作用將更加突出。本文將對此詳細加以闡述。在此基礎上，本文揭示由職業特點決定商務文秘人員的形象具有特殊價值和要求，并闡述了關于商務文秘人員的形象塑造 問題 。
【關鍵詞】：
商務文秘 作用 形象塑造
商務文秘人員，即商務秘書，主要是指為企業領導者辦公、辦會、辦事服務的參謀和助手，是為了適應企業管理工作的需要而配備的左右手。就現代商務秘書來說，秘書工作的職能作用越來越強，秘書人員在實際工作中的地位也隨之提高。由于現代 科學 管理在 社會 生活中的地位和作用被人們廣泛認識和重視，具有專業知識的秘書人員就有了更多的參與決策的機會，秘書工作的參謀作用、協調作用、信息作用、服務作用等將越來越重要，而秘書人員在實際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務秘書的職業品格，也是秘書人才全新的形象的定位。
一、商務文秘人員所發揮的作用
商務文秘工作是一種具有較強特殊性的職業。一方面，這種工作直接為領導服務，甚至直接參與領導的決策，對領導機關和領導者的領導行為 影響 較大。另一方面秘書工作畢竟不是領導，只能為領導出謀獻策，而不是出謀劃策。那么，商務秘書人員應發揮什么作用呢總的來說，應當起到六種作用：助手作用、參謀作用、提供信息作用、協調作用、公關作用、服務作用。
1、助手作用
商務文秘人員的首要職責和作用是協助領導處理各種事務性工作，起到領導的助手作用。秘書或秘書機構要做好文件的起草、印刷、發行、立卷、存檔及會議的組織準備工作，減輕領導的負擔，使領導能集中精力 研究 指導全局性的工作。現代商務秘書充當助手的輔佐性工作也是智能化和事務化的高度統一，過去那種呈上啟下、收收發發、接傳電話、寫寫報報的事務性輔佐 內容 ，已不能涵蓄現代秘書工作日益重要和紛繁復雜的輔佐性的正直含義。通過預見性思考和換位性思維及組織、溝通、協調、督辦等能力的發揮、廣采信息，擬定預案，反饋指令執行情況，為領導決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務，實現企業整體協調統一，政令暢通，高效運作，這已成為當代商務秘書工作重要標志和一切工作的出發點和歸屬。
2、參謀作用
商務文秘人員許多時候需要協助領導制定工作規劃、計劃以及各種政策、制度，起到領導的參謀作用。秘書的參謀作用不僅體現在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面,更多的秘書人員可以在大量的經常性工作中，為領導決策與管理工作提供優質服務，當好參謀。諸如協助領導安排一個時期的工作布局;為領導出主意想辦法，積極主動地辦文辦事,完成領導交給的任務等。在制定政策的過程中，商務文秘人員要承擔收集情況和建議，草擬可行方案，參與領導班子的 研究 討論 ，直到方案確定，形成書面文件等一系列工作。商務文秘人員不僅要掌握 企業 內部的生產經營過程及其各階段的薄弱環節，而且更要將自身思維和行動置于外界(國內外市場)，隨時參與對外 經濟 活動，及時更新思維行動方式，把握市場動向，收集有效信息，搞好調查研究，為領導及時把握市場形勢提供最佳決策，發揮最好的參謀作用。
3、提供信息作用
商務秘書信息服務于領導的全部決策、管理和指揮工作，領導者要在眾多的變革的 社會 政治 經濟文化生活中進行決策，都要以反映事物 發展 變化的大量信息為基礎。就通常商務秘書工作而言，需要掌握多種信息，概括起來所提供的信息應包括政府信息、內部信息、 歷史 信息、本單位及下屬單位的有關情況、資料以及社會信息、國際信息、業務信息、 科技 信息和發展歷史資料等。廣泛、周密、經常地收集情況和資料(信息)，起領導的耳目作用。除了通過下級的 各種書面材料、口頭匯報、統計報表等掌握工作的情況外，還要深入實際，調查研究，幫助領導隨時掌握工作的進展情況。
4、協調作用
協調是管理的手段，其實質就是統一認識，調整關系，解決矛盾，協調行動。在新的歷史時期，企業領導面臨的 問題 十分復雜，接觸的橫向、縱向關系也千絲萬縷，不斷產生大量新的矛盾，這些矛盾最后都會集中到各級領導面前，要求及時解決。很多企業的秘書部門是綜合性的辦事機構，是企業的窗口，是各種矛盾的交匯點，也是溝通上下、聯絡左右的紐帶。從一定意義上講，秘書部門就是協調部門。因此，圍繞商務中出現的矛盾，協助領導及時、正確處理，是新時期商務秘書人員所要發揮的的重要作用。
5、公關作用
隨著改革開放的深入和市場經濟迅猛發展，商務秘書工作由封閉型轉向開放型，使秘書活動的領域得以較大的拓展，內務與外事相互溶合，組成了秘書實踐運作公關性的整體 內容 。從實踐的本質特征來看，秘書與公共關系工作具有一致性和相通性。對內，事務處理、接人待物、調查研究、協調左右、溝通縱橫，使企業各部門按經營目標同步運轉，實現秘書同領導、各部門關系融洽;對外，收集和交流經濟信息呈報經驗材料，反映主要問題，參與經濟與文化交往活動，配合諸如經濟信息發布會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作(會務，傳授、反饋、交往)，都表現出公關性的濃厚特征。
6、服務作用
在日常生活中，商務文秘人員還要干一些服務性的工作，記錄工作，檢查工作。比如與廠家洽談時，作為秘書，要使談判的會場保持安靜，不要讓別人打擾，要關好門，不要讓閑人隨便進出。秘書還要準備好筆記本，做好會議記錄，以作備份文件，待以后留作 參考 資料。
篇2論商務文秘專業學生職業能力的培養
摘要：文秘(商務)專業主要是面向工商企業、國家機關等企事業單位，培養系統掌握文秘知識與現代辦公技能，有較強實踐能力的應用型人才。人才培養更加強調實際操作能力，因而在教學實踐中我們應注重和強調學生職業能力的培養，以提高學生的就業競爭力。其中一方面是學生的職業素質培養，一方面是學生的專業能力培養。
關鍵詞：教育研究 專業教育 教學實踐 商務文秘專業
一、學生的職業素質培養目標
(一)職業意識
秘書工作有別于其它行業工作，有其特殊性。應向學生灌輸嚴謹、敬業的職業意識，同時還要培養學生具有良好的禮儀風范，養成謙虛而落落大方的態度。
首先第一步是要讓學生正確理解秘書工作的定位。秘書最基本的職能是為領導服務。秘書工作性質的輔助性，工作關系的從屬性，決定了秘書在工作中是領導的助手、參謀和智囊，這是秘書首要具備的職業道德。秘書工作是輔助決策，而非自作主張，所以學生將來工作中應時刻擺正自己的位置、把握好角色，不擅權越位。
同時秘書的工作性質處于幕后，是無名英雄，這就要求我們一開始就要培養學生任勞任怨、埋頭苦干、服務服從的職業意識。秘書常常辦會，但很少坐在主席臺上;常常撰寫文件，但很少簽上自己的大名;常常辦事，但大多為他人作嫁衣。服務性是其最本質特征。同時要意識到秘書是領導決策的堅定的執行者和堅決的維護者，而離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。
因為秘書的工作性質關系，我們還應培養學生具有保密意識。秘書由于工作性質，大量接觸機要文件，掌握許多核心機密，一旦失密，就會給工作帶來極大的被動。保密工作是秘書工作的重要組成部分，保守本單位內部的機密也是秘書的職業精神。
(二)知識素養
秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面;縱向具有較深厚的專業知識。
1、基礎知識。從事秘書工作的人員，尤其需要具備較為深厚的寫作知識和邏輯常識。否則，今后工作中秘書的文字材料就會變得空洞、枯燥，出現邏輯錯誤甚至漏洞百出。
2、專業知識。這是需要學生牢固掌握秘書辦會、辦事、辦文三大核心工作所需的知識、技能、素質要求。
3、行業知識。我們還可讓學生了解一些行業知識。如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業工作的必須具有企業管理知識、市場營銷知識。
(二)人文素質。
現代秘書工作已不滿足于傳統秘書的被動性、事務性，其在工作中所表現出的協調、溝通能力也關乎秘書工作的成敗。這就要求我們培養學生具有秘書人員應具備的較強情商，雙向溝通能力和與人協調的能力，處理好人與人之間的關系。
秘書工作事多而廣，處于紛繁復雜具體事務中的秘書，經常會發生各種各樣的意外事件，只有頭腦冷靜、有良好的自制力，采取果斷有力的措施，才能使各種問題得到有效的控制和妥善的解決。這些能力也需要我們在教學過程中有意識地去培養學生。
二、學生的專業能力培養目標
(一)、寫作能力
寫作能力應作為我們文秘專業學生核心的能力培養目標。商務秘書常常需要制定措施、編制計劃，撰寫各種報告，供企業決策時參考，不僅對材料要進行綜合分析，還要對領導者的工作思路要進行演繹或歸納，所有這些都要靠規范、準確、精練的文字表達，因此運營性和商業性文書書面表達能力應是我院文秘學生必備基本功。教學中應通過大量的具體公文寫作練習讓學生真正掌握各種公文的寫作方法，切實提高其寫作能力。并要求學生把字寫得端正、勻稱、流利。
(二)、口頭表達能力
秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發揮。這說的過程，一方面是表達自己的理解和見解，另一方面也能在工作中跟領導、群眾溝通。教學中要通過秘書口語這門課程培養學生說一口標準且流利的普通話，口齒清晰，不緊不慢。鍛煉學生平時表達簡明扼要，切忌羅嗦。說話有條有理，善于打腹稿，有的放矢。并讓學生學會聽說，能從別人的冗長、反復的發言中找出要領，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，快速地將其轉化為自己簡明的語言加以復述。
(三)、社交活動能力
現代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室整理文件或是伏案寫作，而是要經常參加各種社會活動。所以，作為秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節，善于待人接物。做到既能輕松愉快地完成工作，又能與外界保持良好的關系。因而，我們的教學中還要提高學生人際交往能力，使其掌握秘書工作的必需禮儀規范。
(四)、協調能力
秘書要善于發現機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡;善于發現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致;善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解和不合，并及時加以溝通、協調。
(五)、熟練使用現代化辦公設備的能力
諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打印機、電子計算機、傳真機、網絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，特別是計算機操作能力，教師都盡可能提供一切機會讓文秘專業人員學會使用。在筆者任教的學校，有一個很好的作法是讓商務文秘專業的學生到學校各行政辦公室、系部辦公室當值班學生，協助老師、行政人員處理一些辦公室文件，幫忙接打電話，打印、傳輸文件等。在實際的辦公環境中學生切實地接觸到具體而瑣碎的辦公事務，也能從中學會熟練地使用各種現代化辦公設備，為學生將來進入工作崗位提供了一個很好的過渡和準備。
(六)、判斷能力
有人說：最重要的才能莫過于能作出正確的判斷。為了實現領導的指示，商務秘書必須正確領會領導意圖，盡快地作出判斷，準確無誤地應對，才不致于出現工作失誤或漏洞。因而，我們在具體的專業教學中都會使用案例教學，或是在實訓中使用具體情景教學使學生學會怎樣在工作中做出快速而準確的判斷。
(七)、應變能力
秘書的大部分工作都有章可循，并嚴格按照政策和規章制度辦事。但有些工作，尤其是事務性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。
(八)、掌握外語的能力
隨著市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者會進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務秘書具備一定的外語能力，掌握基本的外語聽、說能力。
(九)、自我心理調節能力
文秘職業的特定性質，要求我們要更加關注培養學生樹立良好的心態，學會寬容、協作。
1、培養學生控制自我情緒的能力。現在的高職學生一般生活和學習一帆風順, 當遇到挫折時, 容忍力較低, 有的甚至一撅不振。而秘書工作由于其綜合性和復雜性, 工作中很容易遇到挫折和委屈。因此, 在教學中我們應教會學生在遇到挫折時多想想有利因素,學會從全局和長遠看問題,緩解心理沖突, 平息情緒的波動。
2、培養學生應對壓力的能力。由于秘書工作情景和事項復雜, 千頭萬緒, 工作時間冗長, 綜合性和交叉性極強, 這種超負荷的運轉使秘書感到巨大的壓力, 身心疲憊, 容易導致心理失調。因此, 應培養學生正確認知壓力。把壓力看成是秘書工作的一種正常現象。
三、如何提高文秘專業學生的就業競爭力
(一)轉變教學理念
長期以來，人們對秘書專業 一直理解為學科教育，教學過程中，仍然以學科體系為依托，而忽視學生職業能力的培養。其實，文秘教育本質上是一種職業能力教育，我們應轉變文秘專業的教學理念，以職業教育為自豪，把文秘專業學生的教育目標由知識人轉變成職業人。
(二)加強師資隊伍建設
目前文秘教師多是半路出家，秘書學基礎不是很扎實;即使是科班出身，也多是從學校到學校，缺乏必要的專業實踐經驗，而秘書學又是一門實踐性很強的專業。因此，首先提高專業教師的水平是提高文秘專業學生競爭力的關鍵。
(三)教材創新
目前文秘專業教材雖琳瑯滿目，給老師們提供了更多的選擇余地，但大多是你抄我，我抄你，少有創新，基本上沒跳出辦文辦會辦事的框框。要實現對學生職業能力的有效培養，就要在教材的選擇上進行創新。
1、在理念上要定位準確，面向企業文秘人員，符合當前秘書實際工作需要，能解決文秘人員在日常工作中面臨的普遍性問題。
2、在內容上要與企業文秘工作的流程相吻合，具有可操作性，不是在諸多意義、特點、分類之后不了了之。
3、應有豐富的案例，能增強學生的參與感，從而提高學生的學習興趣。
參考文獻：
1.楊群歡 高職文秘專業實踐教學改革與探索[J];教育探索;2004.11
2.沈建紅 文秘專業人才就業能力的培養途徑[J];中國職業技術教育;2004.24
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